Zo werkt PickaWhen
Kies hoe je wilt plannen. Deelnemers reageren via een gedeelde link.
Opties met planningsregels
Vul zelf planningsregels in of beschrijf datums, tijden en eisen in de optionele chat op de hoofdpagina. Je kunt afspraaktijden genereren of hele dagen en doorlopende periodes voor een groep voorstellen. Controleer het voorbeeld en verwijder ongewenste opties. Na een geaccepteerd voorbeeld op de hoofdpagina voeg je de afspraakgegevens toe en ga je naar het overzicht om alles te controleren. De chat gebruikt een externe AI-aanbieder en kan eisen verkeerd begrijpen. Namen en contactgegevens voeg je later toe, buiten de chat.
Maak je peiling of boekingspagina
Kies een groepsstemming, individuele afspraken of sessies met meerdere plaatsen. Voeg de afspraakgegevens en je e-mailadres toe. Kies voor een groep datums, dagdelen of een datumbereik, of selecteer afspraaktijden. Kies Planning controleren en bekijk het overzicht. Met Details wijzigen of Opties wijzigen kun je je concept aanpassen. Kies Peiling maken of Boekingspagina maken zodra alles klopt.
Reageer op een peiling
Kies bij een groepsstemming per optie Ja, Indien nodig of Nee. Niet-beantwoorde opties tellen bij het versturen als niet beschikbaar. Kies bij afspraken een beschikbare plaats en boek deze. Met je privélink kun je terug naar je reactie.
Beheer een groepsstemming
Open de beheerlink of zoek de peiling in Mijn planning. Bij Steminstellingen kun je een deadline instellen, deelnemers verplicht stellen en voorstellen toestaan. Resultaten worden gerangschikt op beschikbare vereiste deelnemers, daarna op beschikbaar en indien nodig. Bevestig een optie of voeg een nieuwe stemronde toe. Eerdere antwoorden blijven bewaard.
Beheer afspraken
Schakel bij Boekingsinstellingen een wachtlijst in. Voor sessies met meerdere plaatsen kun je ook het aantal boekingen per persoon beperken. Deelnemers kunnen via hun privélink annuleren. Een wachtlijstbericht reserveert geen plaats: de deelnemer moet zelf boeken. Je kunt een privédeelnemerslijst exporteren.
Herhaal een groepsafspraak
Kies eerst de oorspronkelijke datums of tijden en schakel daarna herhaling in. Kies wekelijks of tweewekelijks en het aantal afspraken. Bekijk de datums, voeg ze toe en verwijder uitzonderingen. Bij het wijzigen van de herhaling blijven zelf toegevoegde datums en verwijderde herhalingen bewaard. Herhaling ongedaan maken verwijdert de gegenereerde herhalingen en behoudt je overige keuzes. Elke afspraak krijgt eigen stemmen en een eigen bevestiging. Laat herhaling uit voor alternatieve datums voor één afspraak.
Vind je peilingen terug
Inloggen is optioneel. Open Mijn planning en gebruik het e-mailadres waarmee je peilingen hebt gemaakt. De inloglink werkt één keer en is 15 minuten geldig. Je sessie duurt maximaal zeven dagen. Opgeslagen tijdzone- en meldingsvoorkeuren gelden voor nieuwe peilingen. Je kunt een eerdere peiling hergebruiken zonder deelnemers of antwoorden over te nemen.
Datums en tijdzones
Afspraaktijden verschijnen in de gekozen tijdzone. Opties met alleen datums houden overal dezelfde kalenderdatum. Een dagdeel of datumbereik heeft geen precieze tijd. De agenda toont deze als een afspraak voor de hele dag met het dagdeel in de omschrijving.